Cómo poner filtros en Excel paso a paso

Los filtros en Excel son una de las herramientas más útiles para trabajar con listas, tablas y grandes cantidades de información. Permiten mostrar únicamente las filas que cumplen determinadas condiciones sin eliminar los demás datos de la hoja.

Por ejemplo, puedes utilizar un filtro para mostrar solamente productos que cuestan más de $500, personas de una determinada ciudad, ventas realizadas durante un mes específico o registros que contienen una palabra concreta.

En esta guía te explicamos cómo poner filtros en Excel paso a paso, cómo filtrar números, texto y fechas, cómo utilizar varios filtros al mismo tiempo y cómo quitarlos cuando termines.

Qué es un filtro en Excel

Un filtro permite ocultar temporalmente las filas que no cumplen con los criterios que seleccionas.

Los datos no se borran ni se trasladan a otra hoja. Simplemente Excel muestra los registros que coinciden con las condiciones elegidas y oculta temporalmente los demás.

Puedes utilizar filtros para trabajar con:

• Texto.
• Números.
• Fechas.
• Colores de celda.
• Colores de fuente.
• Valores específicos.

También puedes aplicar filtros en varias columnas al mismo tiempo para encontrar información mucho más específica.

Cómo poner filtros en Excel paso a paso

El procedimiento es muy sencillo y funciona de manera similar en las versiones actuales de Excel para computadora.

1. Organiza correctamente tus datos

Antes de agregar un filtro es recomendable que los datos estén organizados en columnas y que cada una tenga un encabezado.

Por ejemplo:

Producto	Categoría	Precio	Existencia
Teclado	Accesorios	$450	15
Monitor	Pantallas	$3,500	8
Mouse	Accesorios	$300	25

La primera fila contiene los nombres de las columnas y debajo se encuentran los registros.

2. Selecciona una celda dentro de los datos

Haz clic en cualquier celda que forme parte de la lista que quieres filtrar.

No es necesario seleccionar manualmente toda la tabla si los datos están correctamente organizados y no existen filas o columnas vacías que separen el rango.

3. Entra en la pestaña Datos

En la cinta de opciones de Excel selecciona:

Datos > Filtro

Excel agregará una pequeña flecha o botón desplegable en cada encabezado de la tabla o rango.

Esos botones son los que utilizarás para aplicar los diferentes filtros.

4. Abre el filtro de una columna

Haz clic en la flecha situada junto al encabezado que quieres utilizar.

Por ejemplo, si quieres encontrar solamente productos cuyo precio sea superior a $500, abre el filtro de la columna Precio.

5. Elige el criterio

Excel mostrará diferentes opciones dependiendo del tipo de información que exista en la columna.

Puedes seleccionar valores directamente o utilizar opciones más específicas como:

• Es igual a.
• No es igual a.
• Mayor que.
• Menor que.
• Entre.
• Contiene.
• Comienza con.
• Termina con.

Después de seleccionar el criterio, Excel ocultará las filas que no lo cumplen y dejará visibles solamente las que coinciden.

Ejemplo: mostrar números mayores que una cantidad

Supongamos que tienes una tabla de productos y quieres mostrar solamente aquellos cuyo precio sea superior a $500.

1. Haz clic en la flecha de la columna Precio.
2. Selecciona Filtros de número.
3. Elige Mayor que.
4. Escribe 500.
5. Haz clic en Aceptar.

Excel mostrará únicamente los registros cuyo precio sea mayor a $500.

Los demás registros siguen dentro de la hoja, pero permanecen ocultos mientras el filtro esté activo.

Cómo filtrar por un valor específico

No siempre necesitas utilizar condiciones como "mayor que" o "menor que".

También puedes mostrar únicamente determinados valores.

Por ejemplo, si tienes una columna llamada Estado con:

• Pendiente.
• Pagado.
• Cancelado.

Puedes abrir el filtro de esa columna, desmarcar Seleccionar todo y marcar solamente Pendiente.

La hoja mostrará únicamente las filas correspondientes a registros pendientes.

Cómo buscar dentro de un filtro de Excel

Cuando una columna tiene muchos valores diferentes, buscarlos manualmente puede resultar complicado.

Al abrir el filtro encontrarás un cuadro de búsqueda.

Escribe ahí la palabra o valor que quieres encontrar.

Por ejemplo, si tienes cientos de nombres de ciudades puedes escribir:

Monterrey

y Excel reducirá la lista para mostrar los valores que coincidan con la búsqueda.

Después solamente tienes que seleccionar el resultado correspondiente y aceptar.

Cómo filtrar texto en Excel

Cuando Excel detecta que una columna contiene principalmente palabras, aparecen los llamados Filtros de texto.

Entre las opciones disponibles puedes encontrar condiciones como:

• Es igual a.
• No es igual a.
• Comienza con.
• Termina con.
• Contiene.
• No contiene.

Ejemplo de filtro de texto

Imagina una columna que contiene estos productos:

• Mouse inalámbrico.
• Mouse gamer.
• Teclado mecánico.
• Monitor gamer.

Si eliges:

Filtros de texto > Contiene > gamer

Excel mostrará:

• Mouse gamer.
• Monitor gamer.

Cómo filtrar números en Excel

Cuando la columna contiene valores numéricos puedes utilizar Filtros de número.

Algunas de las opciones más útiles son:

• Igual a.
• No es igual a.
• Mayor que.
• Mayor o igual que.
• Menor que.
• Menor o igual que.
• Entre.

Ejemplo

Para mostrar únicamente ventas comprendidas entre $1,000 y $5,000:

1. Abre el filtro de la columna de ventas.
2. Selecciona Filtros de número.
3. Elige Entre.
4. Escribe 1000 como primer límite.
5. Escribe 5000 como segundo límite.
6. Selecciona Aceptar.

Cómo filtrar fechas en Excel

Si Excel reconoce correctamente los valores de una columna como fechas, puede ofrecer opciones específicas de filtrado.

Esto resulta muy útil para tablas de:

• Ventas.
• Facturas.
• Asistencias.
• Pedidos.
• Inventarios.
• Registros de actividades.

Puedes utilizar los filtros para mostrar registros correspondientes a determinados periodos.

Por ejemplo:

• Una fecha específica.
• Antes de una fecha.
• Después de una fecha.
• Entre dos fechas.

Las opciones exactas pueden variar dependiendo de la versión de Excel y de cómo estén almacenadas las fechas.

Cómo utilizar varios filtros al mismo tiempo

Una de las funciones más útiles de Excel es que puedes filtrar varias columnas simultáneamente.

Supongamos que tienes una tabla con:

• Producto.
• Categoría.
• Precio.
• Ciudad.

Puedes aplicar primero:

Categoría = Electrónica

y después:

Precio mayor que $1,000

Excel mostrará solamente las filas que cumplan ambas condiciones.

Puedes continuar agregando filtros a otras columnas para reducir todavía más los resultados.

Cómo saber si una columna tiene un filtro activo

Cuando aplicas un filtro, el icono del encabezado cambia para indicar que esa columna está filtrando los datos.

Esto es importante cuando trabajas con hojas grandes porque puede ser fácil olvidar que existe un filtro activo.

Si notas que faltan registros que sabes que deberían aparecer, revisa primero los encabezados para comprobar si alguna columna continúa filtrada.

Cómo quitar un filtro de una sola columna

Si quieres volver a mostrar todos los valores de una columna sin eliminar los filtros del resto de la tabla:

1. Haz clic en el icono del filtro de esa columna.
2. Selecciona la opción Borrar filtro de....

Excel volverá a mostrar las filas que estaban ocultas por ese criterio, mientras mantiene activos los filtros aplicados en otras columnas.

Cómo borrar todos los filtros

Si has utilizado filtros en varias columnas y quieres volver a mostrar todos los registros, puedes utilizar la opción para borrar los filtros.

También puedes revisar cada columna individualmente y eliminar sus criterios.

Ten en cuenta que borrar un filtro no necesariamente significa quitar los botones de filtro de los encabezados.

Cómo quitar completamente los filtros de Excel

Si además de mostrar todos los registros quieres quitar las flechas de los encabezados:

1. Selecciona una celda dentro del rango.
2. Entra en Datos.
3. Haz clic nuevamente en Filtro.

Las flechas desaparecerán.

Si vuelves a presionar el botón, Excel las añadirá nuevamente.

Atajo para poner filtros en Excel

Existe una forma mucho más rápida de activar o quitar los filtros mediante el teclado.

En Windows puedes utilizar:

Ctrl + Mayús + L

Selecciona primero una celda dentro de los datos y utiliza esa combinación.

Si los filtros no están activados, Excel los agregará. Si ya están activados, la combinación permite quitarlos.

Cómo abrir un filtro utilizando el teclado

Si tienes seleccionada una celda del encabezado de una columna filtrable, puedes abrir el menú utilizando combinaciones de teclado disponibles en Excel.

Esto puede resultar especialmente útil si trabajas frecuentemente con grandes tablas y prefieres evitar el mouse.

Cómo filtrar por color en Excel

Excel también puede utilizar el formato visual como criterio cuando las celdas tienen colores aplicados.

Dependiendo de los datos, puedes encontrar opciones para filtrar por:

• Color de celda.
• Color de fuente.
• Iconos utilizados mediante formato condicional.

Por ejemplo, si utilizas color verde para identificar tareas completadas, puedes filtrar la columna para mostrar únicamente las celdas verdes.

Este tipo de filtro es útil cuando el color realmente representa una categoría dentro de tu hoja.

Cómo ordenar los datos desde el filtro

El mismo menú desplegable suele ofrecer opciones de ordenación.

Con texto puedes ordenar:

• De A a Z.
• De Z a A.

Con números:

• De menor a mayor.
• De mayor a menor.

Y con fechas puedes ordenar de acuerdo con su orden cronológico.

Diferencia entre ordenar y filtrar en Excel

Aunque ambas opciones aparecen frecuentemente juntas, realizan tareas diferentes.

Ordenar

Cambia el orden en que aparecen los registros.

Por ejemplo:

• Ordenar precios de menor a mayor.
• Ordenar nombres alfabéticamente.
• Ordenar fechas de la más reciente a la más antigua.

Filtrar

Oculta temporalmente los registros que no cumplen los criterios elegidos.

Por ejemplo:

• Mostrar solamente ventas superiores a $10,000.
• Mostrar únicamente clientes de Guadalajara.
• Mostrar pedidos pendientes.

Cómo convertir tus datos en una tabla con filtros

Otra opción muy práctica consiste en convertir el rango de datos en una tabla de Excel.

Para hacerlo:

1. Selecciona una celda dentro de los datos.
2. Utiliza Ctrl + T.
3. Comprueba que Excel haya seleccionado correctamente el rango.
4. Indica que la tabla tiene encabezados cuando corresponda.
5. Haz clic en Aceptar.

Al crear una tabla, Excel incorpora automáticamente controles de filtrado en los encabezados.

Las tablas también son útiles porque pueden ampliarse conforme agregas nuevos registros.

Qué hacer si Excel no pone correctamente los filtros

Si seleccionas Datos > Filtro y Excel no reconoce toda tu información, revisa estos puntos.

Filas completamente vacías

Una fila vacía en medio de los datos puede hacer que Excel interprete que existen rangos separados.

Columnas completamente vacías

También pueden separar partes de la información.

Encabezados poco claros

Procura utilizar un encabezado diferente y descriptivo para cada columna.

Por ejemplo:

• Nombre.
• Fecha.
• Ciudad.
• Precio.

Celdas combinadas

Las celdas combinadas dentro de una tabla de datos pueden dificultar algunas operaciones de ordenación y filtrado.

Para bases de datos sencillas suele ser mejor mantener una estructura donde cada columna representa un tipo de información.

Por qué no aparecen filtros de número

Si esperabas encontrar Filtros de número pero Excel muestra opciones de texto, es posible que algunos valores numéricos estén almacenados como texto.

Esto puede ocurrir cuando:

• Los datos fueron importados.
• Hay espacios ocultos.
• Se escribió un apóstrofo antes del número.
• El formato de los datos no es consistente.

Revisa el contenido de esas celdas y conviértelas correctamente a números antes de aplicar el filtro.

Por qué no aparecen filtros de fecha

De manera similar, si las fechas fueron guardadas como texto, Excel puede no reconocerlas como fechas reales.

Comprueba que las celdas contengan valores de fecha válidos y no simplemente texto con apariencia de fecha.

Los filtros no eliminan tus datos

Una duda frecuente entre quienes comienzan a utilizar Excel es si al filtrar se pierde la información que deja de aparecer.

No.

Las filas que no cumplen con el criterio solamente permanecen ocultas mientras el filtro está activo.

Cuando borras el filtro vuelven a aparecer.

Cómo actualizar un filtro después de cambiar datos

Si modificas valores mientras existe un filtro, puede ser necesario volver a aplicarlo para actualizar los resultados.

Excel incluye una opción de Volver a aplicar para ejecutar nuevamente los criterios actuales sobre los datos modificados.

Qué es la función FILTRAR de Excel

No debes confundir los botones de filtro de las columnas con la función FILTRAR de las versiones modernas de Excel.

La función FILTRAR permite crear mediante una fórmula un nuevo resultado que contiene solamente los registros que cumplen determinadas condiciones.

Por ejemplo, en versiones compatibles puedes encontrar fórmulas del tipo:

=FILTRAR(A2:D20;D2:D20>500)

Esta fórmula puede devolver solamente las filas cuyo valor en la columna D sea mayor a 500.

La función FILTRAR es especialmente útil cuando quieres mostrar los resultados filtrados en otra parte de la hoja sin ocultar las filas de la tabla original.

La disponibilidad y el separador utilizado en las fórmulas pueden depender de la versión y configuración regional de Excel.

Filtros en tablas grandes de Excel

Cuando trabajas con una lista grande, los filtros pueden ayudarte a localizar información sin recorrer manualmente cientos o miles de filas.

Por ejemplo, en una hoja de ventas podrías aplicar:

• Vendedor = Ana.
• Ciudad = Toluca.
• Venta mayor a $5,000.

El resultado mostraría únicamente los registros que coincidan con todos esos criterios.

Cómo combinar filtros con fórmulas de Excel

Los filtros pueden utilizarse como parte de un flujo de trabajo más amplio en Excel.

Por ejemplo, puedes primero realizar cálculos en diferentes columnas y posteriormente filtrar los resultados según los valores obtenidos.

Si estás aprendiendo las funciones básicas del programa, también puedes consultar nuestro tutorial sobre cómo sumar en Excel.

Errores comunes al utilizar filtros en Excel

• No utilizar encabezados: dificulta identificar qué representa cada filtro.
• Dejar filas vacías dentro de los datos: puede separar el rango.
• Olvidar que existe un filtro activo: puede hacerte pensar que algunos registros desaparecieron.
• Confundir filtrar con ordenar: son operaciones diferentes.
• Tener números almacenados como texto: puede cambiar las opciones disponibles.
• Tener fechas almacenadas como texto: puede impedir utilizar correctamente los filtros de fecha.
• Borrar filas pensando que así se filtra: un filtro no necesita eliminar información.

Consejos para utilizar filtros correctamente

• Utiliza encabezados claros.
• Evita filas vacías en medio de la tabla.
• Mantén el mismo tipo de información dentro de cada columna.
• Revisa qué filtros están activos antes de interpretar los resultados.
• Utiliza Ctrl + Mayús + L para activar los filtros rápidamente.
• Convierte listas importantes en tablas cuando resulte conveniente.
• Borra los filtros cuando necesites volver a visualizar toda la información.

Preguntas frecuentes sobre cómo poner filtros en Excel

¿Cómo poner un filtro en Excel rápidamente?

Selecciona una celda dentro del rango de datos y entra en Datos > Filtro. También puedes utilizar el atajo Ctrl + Mayús + L en Windows.

¿Tengo que seleccionar toda la tabla para poner filtros?

Normalmente no. Si tus datos forman un rango continuo y tienen encabezados, puedes seleccionar una celda dentro del rango y activar el filtro.

¿Cómo filtrar solamente un nombre en Excel?

Abre el filtro de la columna correspondiente, desmarca todos los valores y selecciona únicamente el nombre que quieres mostrar. También puedes utilizar el cuadro de búsqueda del menú.

¿Cómo mostrar solamente números mayores a una cantidad?

Abre el filtro de la columna, entra en Filtros de número, selecciona Mayor que e introduce la cantidad.

¿Puedo utilizar dos filtros al mismo tiempo?

Sí. Puedes aplicar filtros en diferentes columnas. Excel irá mostrando únicamente los registros que cumplan las condiciones combinadas.

¿Filtrar elimina información?

No. Las filas que no cumplen el criterio quedan ocultas temporalmente y vuelven a aparecer cuando eliminas el filtro.

¿Cómo quitar un filtro sin borrar los datos?

Abre el filtro de la columna y selecciona la opción para borrar ese filtro. Los registros ocultos volverán a mostrarse.

¿Cuál es el atajo para filtros en Excel?

En Windows puedes utilizar Ctrl + Mayús + L para activar o desactivar los filtros.

¿Qué diferencia hay entre Filtro y la función FILTRAR?

El filtro tradicional oculta filas dentro del rango original. La función FILTRAR utiliza una fórmula para devolver en otras celdas solamente los datos que cumplen las condiciones indicadas.